Fælles for disse e-business moduler har været, at de kun i mindre grad har integreret virksomhedernes etablerede forretningsprocesser, og mange kun forbundet med virksomhedernes front-office systemer.

Mange mener, at vi indtil videre kun har set toppen af isbjerget hvad angår e-business og Internettets anvendelse. e-business er lige så meget et ledelsesværktøj, som det er et markedsførings medie, og efterhånden som web-bureauernes og de traditionelle managementfirmaers kundskaber stiger, vil nye innovative løsninger blive udviklet og forandre større del af processen bag forretningsdrift.

Fælles for den ny generation af værktøjer er, at de bevæger sig dybere ind i virksomhedens forretningsgange, hvor de integrerer kendte styringssystemer med effektive, automatiserede systemer. Et af de seneste systemer, som integreres med virksomhedernes bestående forretningsprocesser er e-procurement.

Fig. 1 e-business

Klik her for at se illustrationen i fuld størrelse

E-procurement vedrører den del af virksomhedernes indkøb, som har med ikke-strategiske produkter at gøre. De indirekte indkøb omhandler køb af områder som kontorudstyr, IT-udstyr, rejser, billeje og transport. Med andre ord vedrører indirekte indkøb alle de varer, der ikke indgår i produktion og varer til videresalg. Ifølge analysefirmaet Gartner Group vil 80 procent af alt Internet og Extranet trafik i år 2002 fokusere på indirekte indkøb og services.

Kun de største danske virksomheder har fået udviklet egne specialsystemer til e-procurement. Virksomhederne har i de seneste år først og fremmest investeret i rationalisering af produktionen og administrationen gennem køb af IT-baserede ERP-systemer. Undersøgelser viser imidlertid, at der er store rationaliseringsgevinster at hente ved at effektivisere de indirekte indkøb. Indirekte indkøb estimeres til at udgøre omkring 33 procent af omsætningen i produktionsvirksomheder, mens områder som køb af råvarer og varer til videresalg samt personale kun udgør henholdsvis 25 og 16 procent.

Fig. 2 Omsætningsfordeling

Klik her for at se illustrationen i fuld størrelse

Til trods for at de indirekte indkøb udgør den største omkostningspost i det samlede omkostningsbudget, har kun få fokuseret på besparelser på dette område. Indirekte indkøb kendetegnes typisk ved at være komplekse, de indeholder mange forskelligartede varegrupper, de er tidskrævende at gennemføre og de giver masser af papirarbejde. Alt i alt betyder det, at det let kan koste mellem 300 og 1.200 kroner i gennemsnit per bestilling at gennemføre et indirekte indkøb. Ved at anvende et e-procurement system til indirekte indkøb kan hele processen forbedres og effektiviseres, så der opnås besparelser på mindst 10 til 20 procent. Indirekte indkøb kan opdeles i tre omkostnings-komponenter, som hver især er mål for omkostningsreduktion. Her udgør procesomkostningerne cirka 55 procent af de samlede omkostninger i forbindelse med at gennemføre indirekte indkøb, lageromkostningerne cirka 15 procent, mens prisen kun udgør cirka 30 procent.

Fig. 3 Omkostningskomponenter

Klik her for at se illustrationen i fuld størrelse

Converto's intranet-baserede løsning

Startkapitalen er fra Ventureselskaberne NOVI og Comlex, som har investeret et millionbeløb i Converto, og begge firmaerne har en plads i det unge selskabs bestyrelse. Bestyrelsens formandspost holdes af Preben Engell, der er administrerende direktør for IDG Danmark.

Penge at spare

Convertos e-indkøbssystem styres af almindelig Internet-teknologi og browsere, hvilket betyder, at systemet er let at lære og nemt kan integreres med virksomhedens eksisterende økonomisystemer og eventuelle Intranet. I de fleste tilfælde vil det være billigere at købe Converto Buy fremfor at udvide sit nuværende ERP-system med samme funktionalitet.

E-procurement systemet Converto Buy har desuden indbygget elektroniske kataloger over de varer, leverandører og services, som virksomheden har faste aftaler med, eller som man bare har valgt at benytte. Det giver hver enkelt medarbejder adgang til katalogerne, og selve bestillingen godkendes som regel af en budgetansvarlig, inden den afsendes elektronisk til leverandøren. Det betyder til gengæld også, at leverandørerne af varer og services skal lære at lægge deres kataloger over på systemet i elektronisk form, så vareoplysningerne og købsbetingelserne kan læses i elektronisk form, og her ville det unge firma ønske, at leverandørerne var nået lidt længere i udviklingen, med hensyn til selv at benytte elektroniske kataloger.

Officient's Internet-baserede løsning

I princippet kan man kalde løsningen for en markedsplads, som er understøttet af et e-procurement system. Dermed varetager Officient alt hvad vedrører opkobling og import og sikrer opdatering af leverandørdata i en central database. Denne database logger kundevirksomhederne ind i, hvor de bliver præsenteret for præcis de prisaftaler, som de har med de valgte leverandører.

I Convertos løsning er det overladt til kundevirksomheden selv at importere varedata, hvilket kan være komplekst. Problemet opstår, når man ønsker at skifte leverandør og den pågældende leverandørs data ikke er fornuftigt struktureret. Ganske vist har man et importmodul, men det stiller krav til leverandørernes dataparathed, som ofte svinger fra leverandør til leverandør, og det kan give problemer.

To betalingsmodeller: volumen eller licens

Forretningsmæssigt giver det Internet-baserede e-procurement system en række yderligere fordele for Officient, som ikke eksisterer ved det intranetbaserede e-procurement system. Indkøbsforeninger er et gammelt fænomen som har eksisteret i mange år. Det kan være et problem at sikre, at alle medlemmer af en indkøbsforening også køber ind hos de leverandører, som der er indgået rammeaftale med - specielt hvis de skifter leverandør hyppigt. Konsekvensen af det er, at indkøbsforeningerne mister volumen og dermed fundamentet for gode priser. Ved at benytte Officient's e-procurement system sikres en enkelt indkøbsproces, hvor alle indkøbere,med garanti kanaliseres ned til de korrekte leverandører. Dermed sikres en stram styring af alle medlemmers indkøb og således et detaljeret datagrundlag, som kan benyttes ved med det efterfølgende års rammeaftaleforhandling.

Da specielt små virksomheder (under 50 ansatte) har relativt dårlige indkøbspriser, ser man megen interesse omkring at opbygge indkøbsforeninger for disse virksomheder. Indkøbsforeninger som sagtens kan gå på tværs af brancher, men som også kan være direkte branchespecifikke.

Små virksomheder har mindre behov for avancerede work-flow systemer, da den interne koordinering ikke er særlig kompleks. Derimod kan disse virksomheder vinde meget på priserne. Netop fordi Officient er et Internetbaseret system, er det muligt at oprette enhver virksomhed i løbet af en time, hvorefter denne kan gå i gang med at handle.

Hvad angår det intranet-baserede system, så kræves det, at hver enkelt virksomhed skal have software installeret på sin intranet server, og det er naturligvis mere tids- og omkostningskrævende, specielt for de mindre virksomheder. De to systemer fra Converto og Officient vil derfor kun være konkurrerende til virksomheder på 100-3000 ansatte. Hvad angår de små virksomheder med under 100 ansatte, kan de sandsynligvis også få nytte af det Internet-baserede system, enten ved at gå ind i en eksisterende indkøbsforening eller ved at lade sig oprette som almindelig kunde.

Officient har netop indgået et samarbejde med ExsisNetwork omkring etablering af en internetbaseret indkøbsforening. Foreningen har allerede aftale med 80 mindre virksomheder. Begrundelsen for den store interesse er, at Officient og ExsisNetwork fungerer som medlemmernes forlængede arm, og reelt kun tager en meget lille andel af den besparelse, som virksomhederne opnår. Officient påtager sig at dokumentere den enkelte virksomheds besparelse, allerede inden den vælger at indtræde i indkøbsforeningen.